Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - При проведении первоначальной обработки входящей корреспонденции конверты

При проведении первоначальной обработки входящей корреспонденции конверты

Обработка поступающих документов

Доставка корреспонденции в организации обычно осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи или курьером. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение. Обработка входящих документопотоков включает следующие основные этапы:

  1. 3) предварительное рассмотрение документов;
  2. 4) проставление резолюции на документе;
  3. 2) регистрация поступающих документов;
  4. 1) первичная обработка поступивших документов;
  1. 6) передача документов исполнителю (сортировка корреспонденции).

    Организация работы с поступающими документами обязательно закрепляется в инструкции по делопроизводству.

  2. 5) перенос резолюции в регистрационную форму;

Пример

  1. 4.3.

    Способ доставки документа, дата получения и подпись делопроизводителя, принявшего документ, указываются на обороте последнего листа входящего документа.

  2. 4.1. Прием и обработка поступающих в Общество документов производится в централизованном порядке канцелярией.
  3. 4.2.

    Прием входящих документов, доставленных нарочно, курьерской или фельдъегерской службой, осуществляется делопроизводителем канцелярии под роспись с указанием даты и времени приема документов.

Корреспонденция обычно принимается специально выделенным должностным лицом (лицами): работником службы делопроизводства (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. Обработку поступающей корреспонденции еще называют экспедиционной обработкой, так как она может производиться в специальном структурном подразделении — экспедиции. Обычно экспедиция как структурное подразделение образуется при большом объеме документооборота.

Порядок и срочность экспедиционной обработки документов зависит от их содержания, а не от вида почтового отправления.

Так, телеграммы и телефонограммы, не требующие, исходя из их содержания, срочного исполнения, следует обрабатывать вместе с остальной корреспонденцией. Практика При необходимости срочного исполнения любого документа, в том числе телеграммы, письма и др., службе делопроизводства должно быть вменено в обязанность знакомить предполагаемого исполнителя с их содержанием до прохождения документом всех стадий обработки. Установлен в ГСДОУ и срок ответов на такую корреспонденцию — двое суток.

Прием входящих документов, доставленных нарочным, курьерской или фельдъегерской службой, осуществляется под роспись с указанием даты и времени приема документов. Способ доставки документа, дата получения и подпись работника, принявшего документ, могут указываться на обороте последнего листа входящего документа.

Желательно, чтобы в организации был централизованный учет всей поступающей корреспонденции.

Поэтому входящие документы, полученные работниками структурных подразделений из различных источников, подлежат обязательной передаче со всеми приложениями в службу делопроизводства на регистрацию в день получения, а срочные — незамедлительно. На оборотной стороне последнего листа такого документа получивший его работник оформляет запись, в которой указывает дату и способ получения документа, количество листов и заверяет запись своей подписью с расшифровкой.

Внимание! Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату. Первичная обработка поступивших документов (входящих потоков) включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на вскрываемые и не вскрываемые, на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

При обработке не вскрывается корреспонденция, имеющая отметку «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и др.). В организации может быть составлен перечень документов, которые не будут вскрываться службой делопроизводства.

Вскрывается корреспонденция с помощью специального ножа для резки бумаги или конвертовскрывающей машины. Конвертовскрывающие машины бывают ручные и полуавтоматические. Вскрытие конвертов заключается в обрезании кромки конверта шириной 0,5—0,8 мм.

Для этого в ручных конвертовскрывающих устройствах за режущей кромкой ножа имеется упор, до которого доводится кромка конверта. Упор можно убирать, что позволяет использовать эти устройства для обычной резки бумаги. В полуавтоматических конвертовскрывателях применяют дисковые ножи с электрическим приводом.

Перед вскрытием конверты необходимо устанавливать на вибросталкиватель листов для смещения корреспонденции с целью исключения повреждений ее при обрезке.

После извлечения документа из конверта проверяется правильность его адресования (ошибочно поступающие документы пересылаются по принадлежности), проверяется наличие, комплектность и целостность документа и всех приложений.

При некомплектности или повреждении документа на нижнем поле последнего листа делается соответствующая отметка и информируется корреспондент. При отсутствии или недостаче приложений на документе проставляется отметка «Получено без приложений». Запросы о предоставлении отсутствующих или недостающих документов направляются отправителям, с приложением акта о факте недостачи (недовложении) документов.
Запросы о предоставлении отсутствующих или недостающих документов направляются отправителям, с приложением акта о факте недостачи (недовложении) документов.

Один экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам. Форма такого акта не унифицирована и составляется организацией самостоятельно. Примерная форма акта представлена в приложении 2 к учебнику.

При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожаются, исключения делаются только в следующих случаях:

  1. — если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) отметки «лично» не было;
  2. — при желании взыскать с корреспондента доплату почтовой службе.
  3. — в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
  4. — в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

Ситуации, которые могут возникнуть при приеме корреспонденции, и алгоритм их решения рассмотрены в табл. 4.1. Таблица 4.1 Алгоритм действий при получении корреспонденции Ситуация Алгоритм решения Курьер принес письмо, адресованное в другую организацию Не принимать письмо и вернуть письмо курьеру Курьер принес письмо с неполным комплектом документов Не принимать письмо, составить в трех экземплярах акт и зафиксировать, какие вложения отсутствовали в полученной корреспонденции Курьер принес письмо, которое было повреждено по дороге (вскрыто, порвано, залито водой и т.п.) Не принимать письмо, составить в грех экземплярах акт и зафиксировать, какие вложения отсутствовали в полученной корреспонденции По почте доставлено письмо, адресованное в другую организацию Связаться с организацией-отправителем и узнать дальнейший алгоритм действий По почте доставлено письмо с повреждениями Составить акт в присутствии почтальона По почте доставлен конверт с пометкой «Лично» Письмо не вскрывать и передать непосредственно адресату Курьер принес письмо с грифом «Конфиденциально», « Коммерческая тайна» или др.

Письмо не вскрывать и передать в подразделение, которое ведет работу с конфиденциальными документами, или сотруднику, отвечающему за их обработку На поступающих регистрируемых документах проставляется отметка (штампом, нумератором или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке пакетов; при регистрации эти штампы должны быть продублированы и на документах, содержащихся в этих упаковках. Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то после проставления регистрационного штампа документ сканируется и прикрепляется к регистрационной карточке в СЭД.

Приложение к поступающему документу не сканируется в случае, когда является книгой, брошюрой, фотографическим материалом, скреплено внутри по смысловым частям, прошито и скреплено печатью или имеет большой объем (например, более 100 листов). При поступлении документа в организации, использующие корпоративную СЭД, такой документ не распечатывается, штамп на нем не проставляется, информация о входящем номере фиксируется СЭД на электронном документе автоматически в виде записи на нижнем поле первого листа.

В этом случае документ сразу направляется в электронном виде на рассмотрение и может, при необходимости, распечатываться только для подшивки копии в дело.

Правило! должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после окончания предыдущего рабочего дня, а также документов, поступивших в нерабочие дни. В каждой организации должен иметься перечень документов, не регистрируемых службой делопроизводства. К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях.

Их перечень включается в инструкцию по делопроизводству (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т.п.). Эти документы имеют самый короткий маршрут в организации, поскольку они сразу передаются в соответствующие подразделения. Практика Отдельную часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п.

Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой не указано про функции службы делопроизводства в процессе обработки бухгалтерской корреспонденции.

Поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных. Регистрации обычно не подлежат:

  1. — рекламные материалы;
  2. — обращения граждан, не содержащие информации об отправителе (фамилии и инициалов), а также обратного адреса.
  3. — поздравительные письма, поздравительные телеграммы, открытки;
  4. — пригласительные билеты;
  5. — приглашения на мероприятия (направленные в организацию по листу рассылки и не имеющие обращения к конкретному должностному лицу);
  6. — приглашения на семинары, обучение;
  7. — бухгалтерские, финансовые документы (без сопроводительного письма);
  8. — тематические и специальные бюллетени, каталоги, сборники (без сопроводительного письма);
  9. — периодические издания (газеты, журналы, книги);

Сортировкой называют распределение корреспонденции по получателям и исполнителям.

При сортировке документы раскладываются по ячейкам сортировочного устройства.

Номер каждой ячейки должен соответствовать номеру корреспондента или получателя (структурного подразделения). Нерегистрируемые документы раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, в котором каждому подразделению организации соответствует своя ячейка. При отсутствии такого шкафа могут использоваться папки с названиями подразделений.

Документы, предназначенные для передачи в подразделения, раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, как и нерегистрируемые документы. Если в организации принята централизованная форма делопроизводства, при которой все документы регистрируются в службе делопроизводства, то экспедиционная обработка этого массива документов завершается их передачей на предварительное рассмотрение и регистрацию.

Если в организации применяется смешанная форма организации делопроизводства, при которой документы регистрируются в службе делопроизводства и в подразделениях, то экспедиционная обработка завершается сортировкой документов на две группы:

  1. — документы, поступающие на рассмотрение руководства (они передаются на предварительное рассмотрение и регистрацию в службу делопроизводства),
  2. — документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения на регистрацию и рассмотрение.

Внимание! может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией. Прием и отправка электронных документов также осуществляются службой делопроизводства.

При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю, направлении их в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении их вместе с другими электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

Предварительное рассмотрение документов. Распределение поступающих документов по адресатам начинается в экспедиции после окончания их первичной обработки. В результате формируются следующие группы документов:

  1. — документы, адресованные руководству организации;
  2. — документы, адресованные в структурные подразделения;
  3. — предложения, заявления, жалобы граждан, в том числе адресованные в структурные подразделения.
  4. — документы, адресованные руководителям структурных подразделений;

Перед тем как направить документы исполнителям или руководителю для оформления поручения недостаточно только знакомства с заголовком документа и адресатом, требуется ознакомиться с их содержанием.

В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является предварительное рассмотрение (см.

гл. 3 учебника). Оно может производиться в службе делопроизводства на основе делегирования руководителем прав начальнику службы и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки — для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям.

гл. 3 учебника). Оно может производиться в службе делопроизводства на основе делегирования руководителем прав начальнику службы и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки — для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При этом учитывается:

  1. — авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
  2. — реальная срочность исполнения документа.
  3. — сложность и новизна поставленных вопросов;
  4. — важность содержания:
  5. — вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.);

На данном этапе задачей является определение наиболее рационального и короткого маршрута движения каждого документа до соответствующего специалиста, что позволяет оперативно и компетентно решать поставленные в документах вопросы и освобождает руководителей от излишнего потока документов. Порядок рассмотрения поступивших извне запросов и подготовки ответов определяется внутренними инструкциями, принятыми в организации.

Например, если в качестве адресата указан отдел кадров, а вопросы, затронутые в документе, входят в компетенцию юриста организации, то при предварительном рассмотрении документ будет направлен юристу.

Адресат не вправе указывать, какой сотрудник организации должен рассмотреть их письмо. Это право принадлежит исключительно руководителю организации, получившей документ. Сотрудник, ответственный за предварительное рассмотрение документов, знакомится с содержанием поступивших документов и распределяет их по руководителям, структурным подразделениям и специалистам в зависимости от характера затронутых вопросов.

Руководителю организации и заместителям направляются наиболее важные документы по принципиальным вопросам деятельности организации или относящиеся к компетенции нескольких руководителей и специалистов. Предложения, заявления и жалобы граждан направляются тому должностному лицу, в компетенцию которого входит право окончательного решения затронутого в письме вопроса.

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководства организации, распределяются по структурным подразделениям.

Предварительное рассмотрение документов — одна из технологических операций в делопроизводственном цикле и должна завершаться документированной отметкой. Такая отметка имеет силу резолюции руководителя. Отметка о предварительном рассмотрении поступивших документов в настоящее время является дополнительным реквизитом, правила ее оформления не установлены стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.

Отметка должна отражать результат предварительного рассмотрения, т.е.

содержать фамилию руководителя, должностного лица, специалиста или наименование структурного подразделения (в именительном или дательном падеже), которым документ направляется на исполнение. Отметка должна быть датирована и подписана сотрудником службы делопроизводства: Петрову П. П./П. П. Петров Старший инспектор Службы ДОУ подпись И.

А. Иванова 24.12.2016 Отметка о предварительном рассмотрении документа может проставляться от руки или специальным штампом с датором на нижнем поле поступившего документа или на левом поле документа рядом с заголовком к тексту. В регистрационно-контрольной карточке или «входной» форме поступившего документа при внесении сведений в систему электронного документооборота необходимо предусмотреть дополнительные поля, в которых фиксируются атрибуты отметки о предварительном рассмотрении (вид поступившего документа, вопрос, исполнитель/дублер, а в случае необходимости и коды/индексы этих полей по классификатору). Необходимо предусмотреть также подписание и датирование отметки сотрудником службы делопроизводства (может применяться датор/счетчик и простая электронная подпись, поддерживаемая системой электронного документооборота).

Предварительное рассмотрение документов осуществляет служба делопроизводства, и условиями эффективности этой процедуры являются и квалификация сотрудников службы, и наличие соответствующих полномочий формировать документопотоки и маршрутизировать документы. Полномочия по предварительному рассмотрению документов, классификатор для предварительного рассмотрения, а иногда — форма отметки и место ее проставления, как правило, устанавливаются приказом руководителя организации.

Подобная регламентация введения операции предварительного рассмотрения документов необходима для того, чтобы перевести взаимодействие руководителей, сотрудников и подразделений в процессе исполнения документов на уровень нормативно установленной технологии и исключить субъективизм и излишние эмоции.

Поэтому в приказе устанавливается четкий организационный порядок в предварительном рассмотрении документов, который является основой организации и маршрутизации доку- ментопотоков поступающих и отправляемых документов.

Порядок хранения конвертов

Если конверт все же решено хранить, то делается это на общих основаниях.

Конверт – такой же документ, как и все остальные, и никаких исключений для себя не требует. Пока письмо в работе, приколотый степлером конверт проходит весь маршрут входящего письма вместе с ним. После завершения в делопроизводстве письмо помещается в дело также вместе с конвертом.

Спустя положенное время дело направляется на хранение.

Большинство писем хранятся 5 лет, и специального оформления на хранение не требуют: в деле просто наводится порядок (письма располагаются по принципу «запрос-ответ», выстраиваются по алфавиту или хронологически и т.д.), и положенный срок дело хранится в папках-регистраторах. Однако есть письма, хранить которые полагается 10, 15 лет и даже постоянно.

Такие документы подлежат полному оформлению на хранение.

Из дела будут сформированы тома.

Что касается конвертов, то придется изучить письма, к которым они относятся.

Экзаменационный тест для банкиров по дисциплине ДОУ

15. Гриф утверждения ставится: а) на документах, указанных руководителем фирмы; б) на документах, определенных законодательством; в) на всех внутренних документах.

16. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа: а) машинописным способом; б) проставляется от руки секретарем после утверждения документа руководителем; в) проставляется самим руководителем в момент утверждения документа; г) проставляется любым способом. 17. Обязательному утверждению подлежат: а) приказы; б) служебные записки; в) контракты; г) штатное расписание; д) гарантийные письма.

18. Автором служебного письма является: а) должностное лицо, подписавшее документ; б) исполнитель, составивший документ; в) организация, от имени которой отправляется письмо. 19. Почтовый адрес в реквизите «Адресат» на служебном письме указывается: а) всегда; б) в некоторых случаях; в) не указывается.

20. На документах разрешается проставлять не более: а) одного адреса; б) двух адресов; в) трех адресов; г) четырёх адресатов 21. На каком служебном письме проставляется ссылка на номер и дату документа: а) гарантийном; б) сопроводительном; в) ответном; г) циркулярном; д) на всех письмах. 23. Что является датой протокола: а) дата подписания; б) дата заседания; в) дата регистрации.
23. Что является датой протокола: а) дата подписания; б) дата заседания; в) дата регистрации. 25. Заголовок к тексту документа можно не составлять: а) на совместных документах; б) на документах, составленных на бланках должностного лица; в) на документах, направляемых в подведомственные учреждения; г) на документах формата А 5.

24. Отметку о наличии приложения обязательно имеет: а) запрос; б) информационное письмо; в) сопроводительное письмо; г) все служебные документы. 25. При составлении отметки о приложении к тексту служебного письма не указывается количество листов, если прилагаемый документ: а) на одном листе; б) слишком объемный; в) на одном листе с оборотом; г) сброшюрован. 26. Отметка о контроле проставляется на документе: а) на верхнем поле в правом углу; б) на нижнем поле в правом углу; в) на левом поле; г) произвольно.

27. Реквизит «Подпись» на документах, подписываемых двумя должностными лицами одного уровня, оформляется: а) в два ряда на одном уровне; б) одна подпись под другой; в) по одной подписи в двойном количестве экземпляров документа. 28. Подпись руководителя на приказе заверяется печатью: а) всегда; б) никогда; в) по указанию руководителя.

29. Способ удостоверения документа, производимый после подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц — это: а) согласование; б) визирование; в) утверждение; г) проставление печати; д) заверение. 30. На каких документах требуется обязательное проставление печати: а) на приказе по личному составу; б) на приказе по основной деятельности; в) на коммерческом предложении; г) на гарантийном письме.

30. На каких документах требуется обязательное проставление печати: а) на приказе по личному составу; б) на приказе по основной деятельности; в) на коммерческом предложении; г) на гарантийном письме. 31. Печать на организационно-распорядительных документах проставляется: а) на любом свободном месте; б) ниже реквизита «Подпись»; в) должна быть захвачена личная подпись; г) должна быть захвачена часть наименования должности лица, подписавшего документ; 32. В результате рассмотрения руководителем входящего документа на нем появляется: а) подпись; б) резолюция; в) виза.

33. Визы на распорядительных документах проставляются: а) на первом листе подлинника документа; б) на последнем листе подлинника документа; в) на первом листе второго экземпляра документа; г) на последнем листе второго экземпляра документа. 34. Резолюция проставляется: а) в правом верхнем углу; б) на полях документа; в) на любом свободном месте в заголовочной части документа, кроме полей; г) под реквизитом «Подпись».

35. К протоколу в качестве приложения должен быть оформлен список присутствующих: а) если присутствующих более 5 человек; б) если присутствующих более 10 человек; в) если присутствующих более 15 человек; г) при любом количестве приглашенных; д) если на совещании присутствуют приглашенные из других учреждений. 36. Какой реквизит не входит в формуляр приказа по основной деятельности: а) название организации; б) вид документа; в) место издания; г) адресат; д) заголовок к тексту. 37. Отметку об исполнителе располагают: а) на оборотной стороне первого листа документа; б) на лицевой стороне первого листа документа на нижнем поле; в) на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу; г) на левом поле документа.

38. Документооборот учреждения реализуется в виде документопотоков: а) внешние, внутренние; б) официальные, личные; в) информационные, распорядительные; г) по основной деятельности, по личному составу; д) входящие, исходящие, внутренние. 39. Перечисленные разновидности документов распределите на три группы: а) организационные; б) распорядительные; в) информационно-справочные; 1.

39. Перечисленные разновидности документов распределите на три группы: а) организационные; б) распорядительные; в) информационно-справочные; 1. Заявление об увольнении 7. Докладная записка 2.

Должностная инструкция 8. Распоряжение директора 3. Справка о доходах 9. Протокол совещания 4. Постановление коллегии 10. Штатное расписание 5.

Положение об аттестации 11. Приказ о приеме на работу 6.

Инструкция по делопроизводству 12.

Акт о нарушении дисциплины 40. Какое утверждение является правильным: а) все ОРД оформляются на официальных бланках; б) все ОРД можно оформлять не на бланках, кроме приказов и писем; в) отдельные виды ОРД допускается оформлять не на бланках; г) ОРД оформляются на бланках или без них по усмотрению организации. 41. Какие документы являются распорядительными: а) приказ, решение, указание, постановление, распоряжение; б) должностная инструкция, приказ, решение, указание, учредительный договор (контракт); в) решение, договор (контракт), указание, приказ, протокол, распоряжение.

42. Какие документы являются организационными: а) устав, положение, инструкция, структура и штатная численность, штатное расписание, правила; б) устав, положение, протокол, постановление, правила, штатное расписание, договор (контракт); в) устав, положение, инструкция, штатное расписание, правила, приказ, договор (контракт).

43 Справочно-информационными документами являются: а) письмо, телеграмма, телефонограмма, заявление, акт, докладная записка, объяснительная записка, справка; б) письмо, факс, телефакс, заявление, акт, представление, анкета, докладная записка; в) письмо, факс, заявление, акт, представление, докладная записка, объяснительная записка, анкета.

44. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия: а) указание; г) постановление; б) приказ; д) распоряжение в) решение 45. Какие распорядительные документы принимаются коллегиальными органами: а) приказы; г) постановления; б) указания; д) все перечисленные документы в) решения; 46.

Входящий документ проходит следующие этапы обработки: а) составление проекта — согласование — оформление — подписание -регистрация — исполнение — направление в дело; б) прием — первичная обработка — предварительное рассмотрение -рассмотрение руководителем — исполнение — направление в дело; в) составление проекта — согласование — оформление — подписание -регистрация — исполнение — отправление; г) прием — первичная обработка — предварительное рассмотрение -регистрация — рассмотрение руководителем — исполнение — направление в дело; д) оформление документов — подписание — регистрация — согласование -утверждение — отправка.

47. Исходящий документ проходит следующие этапы обработки: а) составление проекта — согласование — оформление — подписание -регистрация — исполнение — направление в дело; б) прием — первоначальная обработка — предварительное рассмотрение -рассмотрение руководителем — исполнение — направление в дело; в) составление проекта — согласование — оформление — подписание -регистрация — исполнение — отправка; г) оформление документа — подписание — регистрация — согласование -утверждение — отправка.

48. Внутренний документ проходит следующие этапы обработки: а) составление проекта — согласование — оформление — подписание -регистрация — исполнение — направление в дело; б) прием — первоначальная обработка — предварительное рассмотрение -рассмотрение руководителем — исполнение — направление в дело; в) составление проекта — согласование — оформление — подписание -регистрация — отправка; г) прием — первоначальная обработка — предварительное рассмотрение -регистрация — рассмотрение руководителем — исполнение — направление в дело; д) оформление документа — подписание — регистрация — согласование -утверждение — отправка. 49. При проведении первоначальной обработки входящей корреспонденции: а) конверты всегда уничтожают, в дело подшивают только документы; б) конверты не уничтожают, они всегда подшиваются вместе с документами; в) конверты уничтожают, кроме корреспонденции с грифом «Конфиденциально»; г) конверты уничтожают, кроме корреспонденции с отметкой «Лично»; д) конверты не уничтожают, если на самом документе недостаточно информации об авторе или характере документа. 50. Какая часть приказа является обязательной: а) констатирующая; б) распорядительная; в) обе.

51. Основание издания приказа по основной деятельности содержится: а) в заголовке; б) в констатирующей части текста; в) в позиции текста «Основание»; г) в прилагаемых документах; д) в распорядительной части текста приказа. 52. Основание издания приказа об увольнении сотрудника фирмы содержится: а) в заголовке; б) в констатирующей части приказа; в) в позиции текста «Основание»; г) в прилагаемых документах; д) в распорядительной части текста приказа.

53. Протокол должен быть изготовлен после проведенного заседания коллегиального органа на позднее, чем через: а) 1 день; б) 3 дня; в) 4 дня; г) 5 дней 54. Какие документы оформляются при приеме на работу по контракту: а) трудовая книжка; б) трудовой контракт; в) приказ; г) указание; д) акт. 55. Технология ДОУ состоит из следующих операций: а) прием — резолюция — регистрация — принятие решений — исполнение -контроль исполнения — подшивка в дело — хранение; б) прием — регистрация — направление на исполнение — исполнение — контроль исполнения — отправка — формирование дел — хранение; в) прием — регистрация — принятие решения — исполнение — контроль исполнения — отправка — передача в архив — хранение.

56. Выбор определенной формы регистрации зависит от: а) объема документооборота; б) количества сотрудников; в) вида деятельности организации; г) структуры организации. 57. Документы с грифом ограничения доступа регистрируются в журнале: а) в случае крайней необходимости; в) всегда; б) не регистрируются; г) по усмотрению руководителя. 58. Приказы по основной деятельности регистрируются: а) в обязательном порядке; б) наиболее важные; в) по указанию руководителя.

59. Документы регистрируются: а) в день поступления; б) в день оформления, согласования; в) в день передачи на исполнение; г) после исполнения; д) на этапе направления в дело.

60. При поступлении в учреждение не регистрируются: а)запросы; г) рекламные письма; б) справки; д) постановления.

в) циркулярные письма; 61. Сроки исполнения документов исчисляются: а) в календарных днях; б) в рабочих днях; в) по усмотрению руководителя организации. 62. Решение о продлении срока исполнения документа принимается: а) в день истечения срока исполнения; б) за день до истечения срока исполнения; в) за 2 дня до истечения срока исполнения; г) за 3 дня до истечения срока исполнения.

63. Документ считается исполненным, если: а) корреспонденту дан ответ; б) документ исполнен в назначенный срок; в) документ подписан руководителем организации; г) поставленные в документе вопросы решены по существу, корреспонденту дан ответ. 64. Снятие документа с контроля исполнения оформляется: а) отметкой об исполнении и направлении в дело; б) отметкой о контроле исполнения; в) отметкой об исполнителе; г) отметкой для автоматического поиска документа (код-идентификатор электронной копии документа). 65. Документы формируются в дела в соответствии с: а) перечнем документальных материалов с указанием сроков хранения; б) ГОСТом на организационно-распорядительную документацию; в) инструкцией по делопроизводству данной организации; г) номенклатурой дел организации; д) положением об организации.

66. Какой принцип формирования дел является основным: а) по степени важности документов; в) по содержанию; б) по видам документов; г) по номерам. 67. В дела не разрешается подшивать: а) документы других организаций; б) документы, оформленные с нарушением установленных правил; в) документы личного происхождения; г) документы других структурных подразделений. 68. Когда заканчивается формирование дела: а) дело формируется в пределах календарного года (за исключением переходящих дел); б) дело формируется до достижения максимального объема в листах, т.е.

до 250 листов; в) дело формируется по усмотрению организации; г) дело формируется до окончания решения вопроса, независимо от календарных сроков.

69. В личное дело сотрудника не подшиваются: а) копии документов об образовании; б) личный листок по учету кадров; в) выписка из приказа об увольнении; г) выписка из приказа о предоставлении отпуска; д) выписка из приказа о приеме на работу. 70. Сроки хранения документов могут устанавливать: а) руководитель организации; б) заведующий ведомственным архивом; в) начальник службы ДОУ; г) экспертно-проверочные комиссии архивных учреждений. а)2,5,6,10 б)4.8,11 в)1,3,7,9,12 в а а а а,б,д в,г г в а д в б б б в г в а а г а г г а г б в а г г

Этап 2: первичная обработка входящей корреспонденции

Первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется в день ее приема.

При доставке в нерабочее время – на следующий рабочий день. Первичная обработка включает в себя всю подготовительную процедуру: 2.1. Проверка правильности указания адресата.

Нередко почта ошибается – по адресу вашей организации может быть доставлен пакет для другого адресата с другим адресом. Не вскрывайте такой пакет. Отложите его для возврата на почту.

2.2. Вскрытие конверта. Конверты с деловыми письмами желательно вскрывать канцелярским ножом или портативным конвертовскрывателем, так как при распространённом отрыве поперечного края письма весьма вероятно повреждение части документа вместе с подписями и печатями. Хотя работать канцелярским ножом еще надо приноровиться, да и по времени это более затратно, такой способ вскрытия конвертов – более надежный и практически гарантирует сохранность входящего документа без повреждений. Не распаковываются конверты с пометками «Конфиденциально», «Лично», «Коммерческая тайна».

Эти отправления регистрируются на самом конверте без вскрытия, и передаются адресату. 2.3. Проверка количества поступившего в отправлении приложений.

Зачастую документ прибывает в организацию с сопроводительным письмом.

А бывает, что сопроводительное есть, а приложений к нему, указанных в сопроводительном письме, – нет. Очень редко, но при наличии спорных ситуаций с контрагентами бывает ситуация, когда при вскрытии заказного письма обнаруживается… чистый лист бумаги. В этом случае в целях исключения риска появления претензий со стороны корреспондента, риска оспаривания факта неполучения нужного письма/приложений к письму, необходимо немедленно (!!!) составить комиссионный акт о недовложении.

(см. Образец № 1) Образец 1. _________________________________________________________ Общество с ограниченной ответственностью «Элеганс» ОГРН 1047205402876 ИНН 4723075693 КПП 472301001 р/с 407 028 108 155 400 004 22 в Филиале № 4716 Банка ВТБ (ПАО) г. Кириши к/с 301 018 104 220 23601 926 БИК 043 601 926 187110, г. Кириши, 1-й Вакуровский проезд, д.

№ 5 тел. ХХ-ХХ-ХХ АКТ № 01 о недовложении в отправление Г.

Кириши «15» февраля 2018 «15» февраля 2018 года в секретариат ООО «Элеганс» сотрудником Почты России было доставлено заказное письмо от ИП Казарин А.

Н., адрес отправителя: г. Москва, Маяковский тупик, д. 13, кв. 2 (дата регистрации отправления 10.02.2018г., дата поступления на почтовое отделение № 187110 – 14.02.2018, почтовый идентификатор 77700875612345) Работниками ООО «Элеганс»: секретарем Тимошкиной А.

А., инспектором по кадрам Ивановой И. Л., заведующим хозяйством Коноваловым М.

О. при вскрытии конверта установлено, что в конверт вложен неполный пакет документов.

Варианты записи: – в приложенном к сопроводительному письму пакете документов отсутствует приложение № 01 «Акт сверки взаиморасчетов 1л. в 2 экз.»; – приложения к сопроводительному письму, указанные в качестве 11 документов на 14 листах отсутствуют в полном объеме; – в отправление вложена газета «Извести» № 14/547 от 09.01.2018г. 1, 2 стр.; – какое-либо вложение в конверте отсутствует; – и т.

д. Отправление принято с неполным пакетом документов.

Секретарь А.А. Тимошкина Инспектор по кадрам И.Л., Иванова Заведующий хозяйством М.О.

Коновалов Акт составлен в двух экземплярах: первый – в ООО «Элеганс», второй – к письму почтовый идентификатор 77700875612345 от 14.02.2018 ___________________________________________________________________________

Направление документов на исполнение

На этом этапе работы с входящей корреспонденцией перед сотрудниками службы ДОУ стоят две задачи:

  1. во-вторых, передать документы в структурные подразделения на исполнение или ознакомление.
  2. во-первых, перенести в регистрационные материалы резолюцию руководителя (текст резолюции (т.е. поручение руководителя), а также фамилии должностных лиц, которым будет направлен документ на исполнение и для осуществления контрольной функции);

Не забудьте, что если в резолюции руководителя указан срок исполнения документа или проставлена отметка «На контроль» / «Контроль», то службе ДОУ необходимо осуществлять контроль исполнения этого документа. В регистрационном журнале признак контрольности может проставляться в графе «Регистрационный номер» (она идет первой и сразу видна), или в графе «Резолюция» (как в Примере 9), или в специально отведенной для этого графе.

Современные СЭД позволяют ставить документы на контроль в автоматическом режиме при вводе в регистрационные материалы определенных параметров, например, плановой даты исполнения документа. Кроме того, и в этой ситуации можно использовать стадии жизненного цикла документа, присвоив ему стадию «На контроле». При работе с бумажными носителями делопроизводители должны каким-то образом передать документы исполнителям.

Например, делопроизводители раскладывают их по все тем же папкам, ячейкам или почтовым ящикам структурных подразделений и ждут, когда сотрудники данных подразделений придут за документами. В некоторых организациях для доставки документов между подразделениями используют труд внутренних курьеров, которые разносят документы в соответствии с установленным графиком.

А при работе в СЭД рассылка исполнителям электронных документов осуществляется в автоматическом режиме сразу же после оформления резолюции руководителя. И документ поступает исполнителю уже через несколько секунд после нажатия волшебной кнопки «Ок». А сейчас продемонстрируем образец входящего письма и обозначим, на каких этапах обработки какие отметки на нем появляются и – одновременно – какие сведения вносятся в Журнал регистрации.

Пример 8 Отражение этапов обработки входящего документа на нем самом и в Журнале регистрации

Почтовый конверт: обработка, учет и хранение

Почтовым конвертам или вообще не уделяют внимание, или, наоборот, излишне перестраховываются и хранят их чересчур бережно. Хранят, конечно, не просто так.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+