Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - С связи завершением работ просим вас оплатит

С связи завершением работ просим вас оплатит

Шаблонные фразы для деловой переписки

По материалам сайта Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом: • Просим. • Также просим. • А также просим. • Сообщаем. • Одновременно сообщаем. Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение. Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения: • Во-первых. Прежде всего. • Во-вторых. Затем. • В-третьих. В заключение. • Переходя к следующему вопросу.

• Что касается вопроса о. • Учитывая все вышесказанное.

• Исходя из вышесказанного. • В связи с необходимостью вернуться к вопросу о.

• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть.

• В заключение выражаем надежду на. • В заключение хотим напомнить Вам о. Стандартные выражения деловой переписки Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.

Стандартные выражения, указывающие на причину • По причине задержки оплаты. • В связи с неполучением счета-фактуры. • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям.

• Ввиду задержки получения груза. • Вследствие изменения цен на энергоносители.

• Учитывая, что производственные показатели снизились на. • Учитывая социальную значимость объекта. При ссылках • Ссылаясь на Вашe письмо от.

• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью.

• Ссылаясь на Ваш запрос от. • Ссылаясь на устную договоренность. • В ответ на Ваше письмо (запрос). • В соответствии с нашей договоренностью.

• На основании нашего телефонного разговора. • На основании устной договоренности. • Согласно постановлению правительства.

• Согласно Вашей просьбе. • Согласно протоколу о взаимных поставках. • Согласно спецификации. • Ссылаясь на переговоры.

Указание на цель • В целяx скорейшего решения вопроса. • В целях выполнения распоряжения.

• Для согласования спорных вопросов. • Для согласования вопросов участия. • Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.

• Для решения спорных вопросов.

• В целях безопасности прохождения груза. • В ответ на Ваш запрос. • Во избежание конфликтных ситуаций.

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации. Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям: • этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование; • сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем; • подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем; • требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой; • обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся; • напоминания: напоминаем; • предложения: предлагаем. Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов: • контроль — возлагается, • цена — устанавливается (снижается, поднимается), • задолженность — погашается, • сделка — заключается, • рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется), • платеж — производится, • счет — выставляется (оплачивается), • вопрос — поднимается (решается), • скидки — предоставляются (предусматриваются), • оплата — производится, • возможность — предоставляется, • договоренность — достигается, • кредит — выделяется и т.

п. Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность — успешной, вклад — значительным, позиции — конструктивными (прочными), доводы — вескими, необходимость — настоятельной, спектр (услуг) — широким, скидки — значительными / незначительными, предложение — конструктивным, разногласия — существенными / несущественными, рентабельность — высокой / низкой, расчеты — предварительными или окончательными и т. п. Нашли ошибку? Выделите её и нажмите Ctrl+Enter

Когда надо отправлять

Организация составляет исходящий документ, в котором содержится просьба произвести оплату, в следующих случаях:

  1. невыполнение финансовых соглашений;
  2. пренебрежение установленными в договоре сроками по внесению платежей.
  3. отсутствие оплаты за выполненные работы или оказанные услуги полностью или частично;
  4. игнорирование звонков, отказ от взаимодействия;

В соответствии со претензионный порядок урегулирования спора в настоящий момент для большинства исков является обязательным.

То есть к исковому заявлению прикладывают подтверждение исполнения этой процедуры — копию письма, в котором содержится просьба оплатить счета в ближайшее время, в противном случае иск будет оставлен без движения по .

Если письмо-напоминание не возымело действия

Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание , которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.

Элементы письма

Деловая переписка в большинстве своем однотипна.

В конкретном документе выделяются три части: шапка, тело документа и заключительная. В верхней части листа обычно располагаются реквизиты организации, которая отправляет документ и является кредитором. В идеале письмо печатается на фирменном бланке организации, который содержит ее полное наименование, адрес, контактные телефоны, ИНН и другую принципиально важную информацию.
В идеале письмо печатается на фирменном бланке организации, который содержит ее полное наименование, адрес, контактные телефоны, ИНН и другую принципиально важную информацию.

Также шапка, согласно существующим нормам, должна содержать номер, дату, вежливое, а главное — конкретное обращение к деловому партнеру. Если озаглавлено письмо будет, например, ООО «Ромашка», то не будет ясно, кто является получателем. Поэтому обращение лучше формулировать согласно требованиям, обращаясь по имени и отчеству к руководителю либо другому ответственному за погашение задолженности лицу.

В основной части документа в большинстве случаев прописывается:

  1. Что произойдет в случае неуплаты долга. Меры могут быть как мягкие (неустойка, пени), так и жесткие (обращение в Арбитражный суд). В основном организации прибегают к комбинированным мерам воздействия на должника.
  2. Какие действия требуются компании-должнику. Обычно это перечисление средств на какой-либо счет. Если данные счета прописаны в договоре, то достаточно будет сослаться на подписанный обеими сторонами договор.
  3. Ссылка на номер договора, который был заключен и согласно которому произвелась поставка товара либо были оказаны услуги. Можно ссылаться на конкретный пункт договора, если есть возможность. Не возбраняется цитирование, если это проясняет создавшуюся ситуацию.
  4. Конкретная сумма долга, а также за какие товары либо услуги она причитается к выплате.
  5. Какие организации участвовали.

При обращении в суд письмо-требование об оплате задолженности является обязательным условием подачи иска. Без него дело наверняка будет проиграно, особенно если должник не будет признавать существование задолженности. В качестве дополнения можно приложить расчеты пени, которая полагается за неуплату долга.

Однако это не обязательно для такого типа деловой переписки. Кроме того, при отказе оплаты долга и по прошествии длительных сроков, при обращении в суд пени могут значительно увеличиться.

Как лучше написать

Можно написать письмо-просьбу о содействии в решении любой проблемы, но окажут ли содействие или же письмо будет отложено в архив, зависит только от адресанта.

Чтобы увеличить шанс на успешный исход дела, лучше затронуть положительные личные качества адресата. Необходимо, чтобы человек понял, почему обращаются именно к нему.Несколько вставок с комплиментами будут уместны. В письме стоит дать понять человеку, что только он сможет помочь с решением изложенного в бумаге вопроса.
В письме стоит дать понять человеку, что только он сможет помочь с решением изложенного в бумаге вопроса.

К примеру, если адресант пишет письмо о содействии в решении вопроса жилищно-коммунальных услуг, можно показать, что такая проблема важна и губернатор, как никто другой, сможет помочь не только конкретному гражданину, написавшему обращение, но и всем горожанам в решении данной проблемы.Обязательно следует аргументировать свою точку зрения.

Желательно выбрать несколько обоснований, почему надо отреагировать на просьбу. Лучше строить эти обоснования по схеме: средней убедительности, слабый, самый убедительный – это стандартный психологический прием убеждения в сфере делового общения.Нужно заинтересовать адресата в выполнении просьбы.

Следует тщательно продумать этот аспект. Возможно, предложение как-то будет связано и с выгодой адресата?

Если существует важная проблема, можно показать, каким образом изложенная просьба поможет решить либо данный вопрос полностью, либо его часть.Если же предложить совсем нечего, не стоит отчаиваться, такое тоже случается. Нужно показать важность просьбы.

Так будет оказано давление на эмоции. Суть нужно изложить максимально ясно и понятно, чтобы, читая письмо, человек захотел помочь в решении именно этого конкретного вопроса.

Просим оплатить образовавшуюся задолженность

По заключенному между ООО [название организации] (далее Заказчик) и ООО «Делопись.ру» (далее Подрядчик) договору № [номер] от [дата] г.

для Заказчика были выполнены работы [название работ] на сумму [сумма] рублей.

Этот документ в дальнейшем может быть использован в суде как доказательство попытки мирного урегулирования конфликта. Если попытка успехом не увенчалась, заемщику направляется третий документ – претензия. Основание – обогащение кредитора, возникшее вследствие ошибочного платежа.

В большинстве же случаев, гарантии все-таки составляются при нарушении сроков исполнения денежных обязательств, когда неплательщик, пытаясь избежать судебного разбирательства, направляет своему кредитору данный документ. При сильных снегопадах для повышения производительности увеличивается скорость движения. Отдельно зачищаются валы снега после прохода снегоочистительных машин на перекрестках улиц, чтобы образовавшийся вал не мешал нормальному движению.

Тогда, если добровольно, не погасят, судиться практически бесполезно. Акт сверки нужен Как написать письмо поставщику о возврате денежных средств по акту сверки долг висит с прошлого года.Можно так и написать что по акту сверки от такого то числа за вашим предприятием числися Дебиторсккая задолженность. Вопрос в сущности простой, но мы «уперлись» в угол!

Статья написана по материалам сайтов: glavkniga.ru, pravo-38.ru, itmedconsult.ru.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь.

При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам.

Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Соглашение о зачете взаимных требований

Со­гла­ше­ние о за­че­те при­го­дит­ся, когда у вас с контр­аген­том есть вза­им­ные долги. Для того чтобы иметь воз­мож­ность про­ве­сти зачет, нужно, чтобы со­блю­да­лись опре­де­лен­ные усло­вия:•встреч­ные тре­бо­ва­ния долж­ны быть од­но­род­ны­ми.

На­при­мер, сто­ро­ны долж­ны друг другу день­ги. У одной есть долг за ока­зан­ные ей услу­ги, а у вто­рой — долг по займу;•срок ис­пол­не­ния каж­до­го из тре­бо­ва­ний к мо­мен­ту за­че­та дол­жен на­сту­пить;•зачет не дол­жен про­ти­во­ре­чить тре­бо­ва­ни­ям за­ко­на или до­го­во­ра. На­при­мер, нель­зя за­честь тре­бо­ва­ние, по ко­то­ро­му истек срок ис­ко­вой дав­ности.Для за­че­та до­ста­точ­но за­яв­ле­ния одной сто­ро­ны.

С мо­мен­та по­лу­че­ния дру­гой сто­ро­ной за­яв­ле­ния зачет счи­та­ет­ся со­сто­яв­шим­ся.

Но факт получения такого заявления нужно подтвердить документально (например, уведомлением о вручении, распиской) . Поэтому, чтобы избежать возможных споров, лучше оформить двустороннее соглашение о проведении зачета.

Пример письма о погашении обязательств

Гендиректору ООО «Продвижение» И.П. Уфимцеву г. Челябинск, ул. Кирова 1, д. 1 От гендиректора ООО «Олива» В.В.

Рипак г. Челябинск, ул. Воровского, д. 6 Исх. от 20 июня 2016 г. №363 ПИСЬМО о перечислении денег в счет долга У компании ООО «Продвижение» есть задолженность перед ООО «Олива» в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить в счет своего долга задолженность ООО «Олива» в размере 200 000 рублей.

Реквизиты для выплат: ИНН 11133355443 КПП 7657488956 ОГРН 10754754785 Р/с 407657776544878558654 В Челябинском филиале Сбербанка России К/с 66559996665557700088 БИК 066468886 Перечисление платежа по этим реквизитам будет значить прекращение действия долга ООО «Продвижение» перед ООО «Олива» в размере 200 000 рублей. В поручении просим вас упомянуть предназначение средств: «Внесение платы за аренду помещения для ООО «Олива» по соглашению №10 от 10 июля 2016 года в сумме 200 000 рублей НДС не облагается». Также настоятельно просим направить нам копию платежного поручения.

На документе должна стоять отметка банковского учреждения об исполнении.

Гендиректор ООО «Олива» Рипак /В.В.Рипак/

Важные нюансы

  • Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  • Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
  • Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
  • Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.

Просим вас оплатить задолженность письмо

Просим Вас отсрочить оплату за услуги, предоставленные нам по Договору № [номер] от [дата] г. в связи с временными финансовыми затруднениями нашей компании.

Нам очень жаль, что мы до сих пор не смогли оплатить Ваш счет № [номер] от [дата] г. Погашение этой суммы будет осуществляться в 2 этапа: 50% в январе и 50% в феврале следующего года. Вы можете положиться на то, что мы погасим нашу задолженность до конца февраля.

Надеемся, что Вы пойдете нам на встречу.

Согласно подписанному Договору №107 от 01.06.2014 года мы обязаны погасить задолженность за оказанные нам услуги не позднее 01.07.2014 года.

Образец

В законодательных актах образец просьбы об оплате задолженности не содержится, унифицированная форма не утверждена. Каждая организация вправе разработать собственный бланк. Общество с ограниченной ответственностью «Арамис» ИНН 4501001055, адрес: г.

Курган, ул. Горького, 1 Директору ООО «Атос» 640000, г. Курган, ул. Красина, 7 Исх. №9 от 12 мая 2020 года По договору подряда №3 от 07.04.2020 г.

у Вашей организации числится задолженность в размере 7 000 (Семь тысяч) рублей. Она подтверждается актом приемки от 10.04.2020 г., актом сверки от 10.04.2020 г.

Прошу погасить задолженность в досудебном порядке. Напоминаю, что в случае обращения в суд, ООО «Арамис» имеет право на взыскание расходов на оплату услуг представителя, возвращение уплаченной госпошлины. Кроме того, мы имеем право предъявить неустойку по п.

5.5 Договора поставки (0,1% от суммы долга за день просрочки).

Прошу перечислить указанную сумму 7 000 рублей в кратчайшие сроки на: Р/с: №40702 910 77822 0000 333 в Филиале ОАО АКБ «АЛЬФАБАНК», г. Курган, кор. счет 30101810000000000777; БИК 045407799.

В случае отсутствия оплаты в течение 10 дней после поступления письма мы оставляем за собой право обратиться в Арбитражный суд для взыскания суммы долга. Директор Сокол Д.Д.

Письмо о порядке расчетов по договору

На прак­ти­ке если в пла­теж­ках воз­ни­ка­ют ошиб­ки, то обыч­но в рас­че­тах по раз­ным до­го­во­рам.

Од­на­ко пу­та­ни­ца может воз­ник­нуть и в рас­че­тах по од­но­му до­го­во­ру. Чаще всего так про­ис­хо­дит, если между про­дав­цом и по­ку­па­те­лем за­клю­чен ра­моч­ный до­го­вор.

По таким до­го­во­рам то­ва­ры могут опла­чи­вать­ся пе­ри­о­ди­че­ски на ос­но­ва­нии от­дель­ных за­явок или со­гла­ше­ний. И по­ку­па­тель может за­быть ука­зать в пла­теж­ке, какую имен­но по­став­ку он опла­чи­ва­ет, или пе­ре­пу­тать на­клад­ные. Все это гро­зит вы­лить­ся в спор о том, что же под­твер­жда­ет пла­теж­ка: пе­ре­чис­ле­ние аван­со­во­го пла­те­жа в счет бу­ду­щей по­став­ки или опла­ту уже по­став­лен­но­го то­ва­ра.Чтобы из­бе­жать по­доб­ных спо­ров, в до­го­во­ре нужно про­пи­сать по­ря­док за­че­та пла­те­жей при на­ли­чии неяс­но­стей в пла­теж­ках.

Все это гро­зит вы­лить­ся в спор о том, что же под­твер­жда­ет пла­теж­ка: пе­ре­чис­ле­ние аван­со­во­го пла­те­жа в счет бу­ду­щей по­став­ки или опла­ту уже по­став­лен­но­го то­ва­ра.Чтобы из­бе­жать по­доб­ных спо­ров, в до­го­во­ре нужно про­пи­сать по­ря­док за­че­та пла­те­жей при на­ли­чии неяс­но­стей в пла­теж­ках. Если до­го­вор та­ко­го усло­вия не со­дер­жит, на­пи­ши­те контр­аген­ту пись­мо с разъ­яс­не­ни­ем по­ряд­ка, по ко­то­ро­му бу­де­те за­счи­ты­вать пла­те­жи.

Пись­мен­ный ответ контр­аген­та с со­гла­си­ем будет озна­чать, что вы со­гла­со­ва­ли по­ря­док зачета.

Правила составления письма-просьбы о погашении задолженности

В письме-просьбе нужно обязательно указать следующую информацию:

  1. Обязательство, которое передается третьему лицу. В частности, нужно раскрыть его детали: реквизиты договора, на основании которого возникла задолженность, ее сумма.
  2. Если третье лицо – дебитор предприятия (как это бывает в большинстве случаев) и средства, выплачиваемые им, идут в счет его долга, рекомендуется также указать это в письме. Выгодно это и первой, и второй стороне. Предприятие получает больше шансов, что контрагент согласится на подобную сделку. Дебитор же сможет быть уверен, что платеж действительно пойдет в счет обязательств и кредитор не обяжет его повторно погашать долг.
  3. Наименование ЮЛ, которому поручается покрытие долга. Это так важно потому, что даже если ЮЛ не поставит нужной отметки в платежном поручении, по реквизитам можно будет доказать цель платежа.
  4. Дебитор, которому направляется письмо, может не знать всех тонкостей составления платежного поручения. Желательно также упомянуть о них. В частности, прописать необходимость указания цели платежа – погашение долга другой компании.

ВНИМАНИЕ! Письмо-просьба должно быть подписано руководителем предприятия или лицом с соответствующими полномочиями.

Наличие подписи – интерес дебитора, так как это доказывает, что поручение действительно было. ВАЖНО! Платеж производится третьей стороной, а потому предприятие не имеет непосредственного доступа к документам, подтверждающим сделанные выплаты. Однако их наличие необходимо для доказательства погашения всей суммы задолженности.

Поэтому от дебитора имеет смысл запросить копию платежного поручения.

На бумаге должна быть поставлена отметка финансового учреждения об исполнении.

Ответ

В ответ на письмо-требование от должника может поступить:

  1. Гарантийное письмо. В нем должник называет точную дату, в которую погасит либо уменьшит свою задолженность. Это тоже предпочтительное развитие событий для обеих сторон существующего соглашения.
  2. Выплата долга. Это идеальный вариант, встречается не так часто, как хотелось бы.
  3. Письмо с сообщением о невозможности возврата задолженности в указанные сроки. В этом случае существует лишь одна рекомендация – обращение в суд со всеми имеющимися на руках документами.

Какая-либо вообще ответная реакция — уже хорошо, так как должник готов к диалогу.

Письмо-просьба об оплате задолженности

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут» Иванову И. И. От руководителя компании «Где деньги» Сидорова П. П. Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей.

Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года.

Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

С уважением, Петр Петрович. Пояснение: В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

  1. Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.
  2. Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
  3. Точная сумма долга.

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование.

Требование составляется по другому шаблону.

Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

05.06.2014 Письма-просьбы – это неотъемлемая, важная и необходимая часть деловой переписки.

С одной стороны, это тактичные и дипломатичные запросы по текущим вопросам, с другой – инструмент для достижения определенных целей адресата. Цель любого письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям, необходимым автору письма.

Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу?

Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.

Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой? Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству: «Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!» Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение.

Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц.

В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение: «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!» — — Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем.

И с каждым днем примеров становиться все больше!

— — — Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?

Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества. «Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам.

И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли». «Вы являетесь ведущим экспертом в области …».

«Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …»

.

Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетвори Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы.

Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью.

Будьте искренни. Шаг 3. Обоснование просьбы Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы.

На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.

Просьбы бывают разного уровня сложности, поэтому адресат не всегда заинтересован в выполнении чьих-то просьб. Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду: Заинтересуйте адресата Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы: «Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».

Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду: Заинтересуйте адресата Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:

«Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение»

.

«Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах»

.

«Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей»

.

Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:

«Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности»

.

«В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени»

.

Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность: «А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей.

В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».

Или решить проблему:

«Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей»

. Опишите значимость просьбы Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела. Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения.

Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло».

Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы. «С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками.

Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды.

Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах». Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.

Шаг 4. Изложение просьбы Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности.

Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня: «Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е.

за м2 в день». Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.: «Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении.

Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс.

рублей». В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс.

у.е.». О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями.

Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату. Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:

«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения»

. В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся).

Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма.

В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом. Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу. Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы.

Просьбу следует несколько видоизменить.

Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».

«Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы»

.

Но могут быть и другие варианты:

«Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами»

.

«Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего»

. Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения.

Выгода не обязательно должна быть материальной.

Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства. ПРИМЕР: Было Стало «Любезно просим Вас, И.И.

Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании.

Будем признательны за оказанное содействие. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» — «Уважаемый Иван Иванович!

Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии. Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле.

В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании.

Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития.

С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации. Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица.

Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя.

Валентина Коренная статья была опубликована в журнале «КАДРОВИК» № 4 (апрель), Казахстан, Алматы — — Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах?

Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма»!

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+