Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Возможно ли подписать сертификаты по обучению по подфт факсимиле

Возможно ли подписать сертификаты по обучению по подфт факсимиле

Возможно ли подписать сертификаты по обучению по подфт факсимиле

Cудебная практика относительно факсимильной подписи

Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции. Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.

Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010) Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной.

При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой.

Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006) Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают.

Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.

Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.

Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией.

Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).
Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).

Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.

Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения. Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия. Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности.

Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно.

Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ). Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст.

252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка.

Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009).

Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Когда можно использовать факсимиле?

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена.

Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле подписи соответствующего лица.к меню ↑

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?

Анонсы 10 августа 2020 Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ».

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. 21 июля 2020 Программа разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ».

Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки.

Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц.

Лилия Хакимова, руководитель отдела юридических услуг аутсорсингового подразделения группы BDO Первичные учетные документы должны содержать личные подписи ответственных лиц Из документа: Письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042 <.> факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. <.>. Сноски: 1 п. 7 приложения № 1 к Регламенту, утв.

пост. Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП 2 п. 2 ст. 160 ГК РФ 3 п. 3 ст. 75 АПК РФ 4 пост.

ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009 5 письмо УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297 6 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ); п.

13 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н 7 письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 8 пост. Десятого ААС от 21.06.2010 № 10АП-2224/2010 9 ст. 2 НК РФ; ст. 2 ГК РФ 10 п. 1 ст.

80 НК РФ 11 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (до 2012 г.

действовал Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ) 12 письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 13 п.

6 ст. 169 НК РФ 14 письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@, Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 22.01.2009 № 03-07-11/17 и др. 15 пост. ФАС ПО от 22.08.2011 № Ф06-6758/11 № А12-22764/2010 16 пост.

Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11 Президиум ВАС РФ решил, что факсимиле нельзя использовать в счетах-фактурах Из документа: Письмо Минфина России от 1 июня 2010 г.

№ 03-07-09/33 <.> Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Кодексом не предусмотрено. Учитывая изложенное, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету. <.>. Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи.

Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий»1. Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись.

Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны.

Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись. Гражданско-правовые сделки Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок.
Гражданско-правовые сделки Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок.

Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон2. В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств3.

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным4. Документы бухгалтерского и налогового учета Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя5. Согласно законодательству о бухгалтерском учете6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц.

Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия7. Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений.

Например, в одном из них8 судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия).

Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу. Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется9.

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи10. Однако действие закона об электронной подписи11 не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле12. Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах.

Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности)13. Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету14. Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таких счетов фактур была неоднозначна, но содержала и положительные для бизнеса решения.

Например, некоторые суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов фактур, и не запрещают ставить подпись руководителя с помощью штампа-фак¬симиле.

Факсимильная подпись — это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса.

И если использование факсимиле на документах (в т. ч. на счетах-фактурах) было предус¬мотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен15. Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным.

Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ.

Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым.

Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний. © ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года.
Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д.

1, стр. 77, . 8-800-200-88-88 (бесплатный междугородный звонок) Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), . Реклама на портале. Если вы заметили опечатку в тексте,выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Использование факсимиле при совершении иных сделок

Вышеуказанные условия использования факсимиле касаются договоров, заключенных в письменной форме.

Но как быть при совершении других сделок?Руководствуясь той же статьей ГК РФ, использование факсимиле возможно, только если это прямо предусмотрено в законе либо ином нормативном акте. Так, нельзя использовать факсимиле при выдаче доверенности. Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

При этом ГК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при выдаче доверенности.

Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 г.

по делу № А11-1742/2003-К1-10/164).К тому же в п. 5 той же статьи ГК РФ указано, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации, что само по себе обязывает подписывать доверенность лично руководителем.Итак, если о применении факсимиле в гражданско-правовых отношениях правовая позиция отражена более ярко, то о его использовании в отношениях, не регламентированных гражданским законодательством, прямо ничего не говорится.Ведь согласно п. 3 ст. 2 ГК РФ к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством.При этом действовать в рамках закона возможно, руководствуясь общепринятым принципом «все, что не запрещено – разрешено», не допуская расширительного толкования правовых норм.

В данном случае в нормативно-правовых актах зачастую дается прямое указание на содержание в документе личных подписей ответственных лиц.Так, согласно п.

2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету лишь в случае содержания в них личных подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций, и правильность их оформления.

К таким документам относятся накладные, счета-фактуры, путевые листы и прочие оправдательные ­документы, ­на основании которых ведется бухгалтерский учет.Налоговая служба дает по данному вопросу следующие разъяснения в письме от 01.04.2004 г.

№ 18-0-09/000042. В нем сказано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Аналогичная позиция изложена в письме от 26.10.2005 г. № 03-01-10/8-404 Министерства финансов РФ.Судебная же практика по данному вопросу довольно противоречива.Судебно-арбитражная практика В постановлении ФАС СКО от 23.04.2008 г.

№ Ф08-2039/2008 указывает следующее: наличие факсимильного оттиска подписи руководителя организации-поставщика в счете-фактуре не нарушает п.

6 ст. 169 НК РФ и при выполнении иных условий ст. ст. 171, 172 НК РФ не может служить основанием для отказа в налоговом вычете по НДС. Однако ФАС ДО в своем постановлении от 21.02.2007 г., 14.02.2007 г.

№ Ф03-А73/06-2/5431 по делу № А73-2444/2006-16 придерживается прямо противоположной позиции: как разъяснил суд, действующим законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. К таким документам относятся счета-фактуры, поскольку являются первичными документами, подтверждающими обоснованность применения налогового вычета. ФАС ЗСО в постановлении от 29.01.2007 г.

№ Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу № 23-1356/05 придерживается примерно аналогичной позиции. При этом суд установил, что часть изображений подписей руководителей некоторых юридических лиц на счетах-фактурах была нанесена при помощи клише высокой печати (факсимиле).

Сославшись, в частности, на ст.

160, а также на п. 3 ст. 2 ГК РФ, суд разъяснил, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использования факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

В определении ВАС РФ от 02.06.2008 г. № 6600/08 суд дает следующие разъяснения по факту подписания налоговой декларации при помощи факсимиле: воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней.

Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия.

Истолкование абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами.

Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.Кроме того, нельзя использовать факсимиле при заключении трудового договора.

Этот вывод следует из ст. 67 Трудового кодекса. Руководитель также издает приказы о приеме персонала на работу. Использование факсимильного воспроизведения подписи в распорядительных документах автоматически делает эти бумаги недействительными, так как среди реквизитов, придающих приказу юридическую силу, значится личная подпись руководителя, а факсимильное воспроизведение подписи не является его личной подписью.Согласно установленным нормам российского законодательства, а также в соответствии с судебной практикой факсимиле нельзя ставить на векселе.

Данная норма установлена пунктом 75 Положения о переводном и простом векселе, введенного в действие постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 г.

№ 104/1341, в соответствии с которым обязательным реквизитом векселя является подпись векселедателя. В Рекомендациях по использованию векселей в хозяйственном обороте (Письмо ЦБ РФ от 09.09.1991 г.

№ 14-3/30) установлено, что в отличие от текста векселя ­подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе ­собственноручно и притом рукописным способом.Наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя. Информационным письмом Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.07.1997 г.

№ 18 обращено внимание на то, что хотя гражданским законодательством и допускается такой способ воспроизведения подписи (п.

2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации), но в нормативном порядке иной, кроме ­собственноручного, способ оформления подписи на векселе не установлен.Выполнение какого-либо реквизита векселя (включая подпись) способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, ­расценивается как отсутствие соответствующего реквизита.Отсутствие на векселе подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением п. 1 вышеуказанного положения, содержащего требования к форме вексельного обязательства, в связи с дефектом формы векселя.В правовых актах, определяющих порядок проведения конкурсов, аукционов, тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи.

Например, в требованиях, установленных приказом Департамента города Москвы по конкурентной политике от 13.07.2007 г.

№ 70-01-167/7

«Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы»

, сказано, что при подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в состав такой заявки, не допускается применение факсимильных подписей.А в требованиях к документации, установленных приказом Рособразования от 02.07.2007 г.

№ 1182

«Об утверждении типовых форм извещения на проведение открытого аукциона на поставку товара, документации об открытом аукционе на поставку товара и Положения об Аукционной комиссии Федерального агентства по образованию»

, имелась следующая формулировка: «Использование при подписании заявки на участие в аукционе факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, либо иного аналога собственноручной подписи не допускается.

Несоблюдение настоящего требования влечет признание заявки на участие в аукционе по лоту не соответствующей требованиям документации об аукционе и отказ в допуске участника, подавшего такую заявку, к участию в аукционе по соответствующему лоту».Инструкция Банка России от 14.09.2006 г. № 28-И

«Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»

, допуская использование аналогов собственноручной подписи представителем клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете, а также лицами, наделенными правом первой или второй подписи, не распространяет данное правило на банковскую карточку.

Вслед за ранее действовавшим указанием Банка России от 21.06.2003 г. № 1297-У

«О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати»

Инструкция запрещает применение такого аналога собст­венноручной ­подписи, как факсимильная подпись.

В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета.

Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается. Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платежному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.На заявлениях, подаваемых физическими и юридическими лицами в органы государственной власти и местного самоуправления, также не могут быть проставлены факсимильные подписи. Например, в Административном регламенте администрации города Чебоксары по предоставлению муниципальной услуги «Выдача заверенных копий документов» (утвержден постановлением администрации города Чебоксары от 19.12.2007 г.

№ 296) указано, что при подготовке заявления, представляемого в отдел по работе с обращениями граждан администрации города Чебоксары или отдел делопроизводства администрации города Чебоксары, не допускается применение факсимильных подписей.Таким образом, можно говорить о том, что сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми отношениями.

В области иных правоотношений законодательная основа для использования факсимиле подписи на сегодняшний день отсутствует.Как избежать неблагоприятных последствийТеоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы.

Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве, руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью – оно принадлежит предприятию.

Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании.Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие ­существенные моменты.

Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов.

Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета.

Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию.

В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью.

Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.Наилучшей альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким сотрудникам организации.Мнение Елена Юсипова, заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии ­Управляющих Документацией:Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов, на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден.

Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде.Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.Исходя из личного опыта многолетней работы с документами в крупных компаниях, могу сказать, что необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к.

на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности.

Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов.

Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по дело­производству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:

  1. «Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».
  2. «Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование ­указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
  3. «Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись ­генерального директора»;

Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать читателям использовать такие ограничения и в своей организации, ­закрепляя их в локальных нормативных актах.Но из общих правил могут быть сделаны исключения.

Все зависит от специфики деятельности.

Так, при ведении большой и постоянной ­переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать ­факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:

  1. двустороннего приказа (образец этого документа также см. ниже).
  2. специального соглашения (образец документа приведен ниже) или

Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать ­существенным моментом.Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет.

Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации, но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным.

Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора!

Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ).

Источник: Источник: Журнал Рубрика: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

Можно ли хранить свидетельство об обучении по ПОД/ФТ в электронном виде?

Вопрос Внимание! При ознакомлении с информацией ниже, пожалуйста, учитывайте .

Дата актуализации материала — 13.03.2018. Уточнить актуальность информации Вы можете, . ОТВЕТ Обязанность хранить документы о прохождении сотрудниками обучения по ПОД/ФТ предусмотрена нормативными актами и Банка России, и Росфинмониторинга.

«О требованиях к подготовке и обучению кадров в некредитных финансовых организациях»

в пункте 4.6 прямо предусмотрено: Документы (либо их копии), свидетельствующие о прохождении сотрудником некредитной финансовой организации обучения по ПОД/ФТ, хранятся в личном деле сотрудника в течение всего времени его работы в некредитной финансовой организации.

Допускается хранение указанных документов в электронном виде.

В соответствии с пунктом 19 : Документы, подтверждающие прохождение сотрудником организации обучения, приобщаются к личному делу сотрудника. Как видно, не установлено, в какой именно форме должны храниться документы об обучении. Этим обусловлены разъяснения Росфинмониторинга: …Сведения о прохождении сотрудником обучения могут храниться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Адресный ответ Юридического управления Росфинмониторинга от 14 февраля 2011 г. N 07-02-06/14 Банк России также давал кредитным организациям разъяснения по этому вопросу: … сведения о прохождении сотрудником кредитной организации обучения по противодействию легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма в соответствии с внутренними документами кредитной организации могут храниться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Пункт 1 Информационного письма Банка России от 1 сентября 2009 г.

N 16 Важно Ответы надзорных органов адресованы кредитным организациям.

Однако, считаем, что данные разъяснения могут применяться и в отношении иных субъектов ПОД/ФТ. Однако, на практике хранение документов об обучении по ПОД/ФТ в электронном виде может быть расценено проверяющими как нарушение, поскольку не ясно, как же в таком случае обеспечить хранение документов именно в личном деле сотрудника. Не заводить же на каждого сотрудника электронное личное дело?

Поэтому, принимая во внимание возможные проявления , настоятельно рекомендуем хранить в личном деле сотрудника документ об обучении по ПОД/ФТ на бумажном носителе: оригинал (для неНФО) или копию (для НФО) .

Внимание! В случае предоставления документов по запросу надзорного органа распечатанные электронные документы уполномоченным на то должностным лицом субъекта ПОД/ФТ.

Следует также учитывать требования к порядку заверения копий документов, установленные в самом запросе надзорного органа.

Когда факсимиле не вызовет налоговых проблем, а в каких случаях лучше не рисковать

Важное По теме Читайте все материалы (51) по теме . Есть обновление (+33), в том числе: 05 августа 2010 г.

12:24 Р. ТимохинЖурнал № 15/2010 Чем поможет эта статья: Принять правильное решение, когда можно воспользоваться факсимиле взамен живой подписи, а в каких случаях лучше от этого воздержаться.

От чего убережет: От претензий налоговиков к первичным документам и счетам-фактурам. А значит, и от недоимок по налогу на прибыль и НДС. Действующее законодательство позволяет вместо обычных подписей ставить на документах факсимиле.

То есть воспроизводить подпись с помощью средств механического копирования, скажем штампов. Конечно, это удобно — документооборот компании существенно упрощается.

Но имеют ли силу документы, подписанные факсимиле?

Увы, в большинстве случаев факсимильная подпись может стать причиной разного рода проблем.

Если ваша компания на «упрощенке» Выводы, сделанные в данной статье, пригодятся и компаниям на «упрощенке». Заверить договор с помощью факсимиле можно, если это отдельно прописано в соглашении сторон Заключая сделки, контрагенты вправе использовать факсимиле, а не ставить собственноручные подписи на документах. Делать это можно в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон сделки (п.

2 ). Таким образом, если ваша компания подписывает контракт с новым партнером, заверять договор факсимиле не следует. Ведь скорее всего никакого соглашения насчет аналога живой подписи еще нет.

А законов, позволяющих подписывать договоры «автоматически», немного — как правило, это внутриведомственные нормативные акты. Важная деталь Сталкиваются ли Ваши коллеги на работе с документами, подписанными факсимиле, .

Пункт, предусматривающий соглашение о факсимиле, вы вправе включить в подписываемый контракт — тогда все последующие документы можно будет заверять быстрее. Если же первоначальный договор будет заверен посредством факсимиле, то впоследствии он может быть признан ничтожным.

Данный вывод подтверждается в постановлении ФАС Московского округа от 10 сентября 2004 г. № КГ-А40/5987-04. Ставить факсимиле на платежных документах и «первичке» опасно Не допускается ставить факсимиле на платежных документах.

На этом акцентируют внимание специалисты Минфина России в письме от 15 марта 2010 г.

№ 03-02-08/13. Такой же запрет распространяется и на «первичку», на основании которой ведется .

Обоснование простое — в силу статьи 9 на первичной документации должны стоять именно личные подписи.

Осторожно! Если на первичной документации стоит факсимиле, то списывать расходы при расчете налога на прибыль опасно. «Первичка», подписанная факсимиле, довольно часто становится причиной того, что инспекторы снимают расходы компании. Отстоять затраты в такой ситуации можно только в суде.

Пример положительного исхода дела — постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 апреля 2008 г.

по делу № А56-13616/2007. Впрочем, бывают случаи, когда судьи поддерживают налоговиков. В качестве примера можно привести постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19 июля 2007 г.

№ Ф04-4926/2007(36480-А67-25).

Кроме того, документы, заверенные «автоматически», могут стать причиной спора с партнером. А в таких делах судьи, как правило, признают, что «первичка» с факсимиле не доказывает факт хозяйственной операции (см.

определение ВАС РФ от 7 февраля 2008 г. № 653/08). Вычет НДС на основании счета-фактуры с факсимиле налоговые инспекторы не признают Обязательным реквизитом счета-фактуры в силу пункта 6 является подпись продавца. Воспользоваться вычетом по НДС на основании «факсимильного» счета-фактуры можно, но это неминуемо приведет к спору с налоговиками.

При этом положительный исход разбирательства совсем не гарантирован.

Поэтому, получив счет-фактуру с факсимиле, попросите контрагента вашей компании перевыставить документ. Образец соответствующего запроса вы найдете . Дело в том, что на счетах-фактурах должны стоять именно живые автографы, а не факсимиле.

Такого мнения придерживаются эксперты Минфина России в . Дескать, Налогового кодекса не предусмотрены «заменители» личных подписей на счетах-фактурах. Значит, и принять к вычету НДС на основании «факсимильного» счета-фактуры покупатель не вправе.

К слову сказать, данной позиции чиновники придерживаются на протяжении многих лет (см., например, письма Минфина России от 17 сентября 2009 г. № 03-07-09/48, от 4 июня 2008 г.

№ 03-07-11/214 и т. д.). Мнение арбитражных судей по данному вопросу на данный момент неоднозначно. Некоторые из них разделяют позицию чиновников. Однако гораздо чаще суды исходят из того, есть ли соглашение сторон сделки об использовании факсимиле.

Ведь прямой запрет применять аналоги живой подписи в Налоговом кодексе РФ отсутствует.

Следовательно, принять «входной» налог к вычету в рассматриваемой ситуации все же можно. В частности, именно к такому выводу пришли судьи в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 2 марта 2010 г. по делу № А53-2634/2009. Доверенность с факсимиле считается недействительной Заверять от лица организации с применением факсимиле директора категорически запрещено.

Ведь в данном случае речь идет об односторонней сделке.

А значит, никакого соглашения сторон нет и быть не может в принципе. Именно поэтому нормы Гражданского кодекса РФ в данном случае не действуют. Если же на доверенности все-таки будет стоять факсимильное воспроизведение подписи, то впоследствии при возникновении спора суд признает ее недействительной со всеми вытекающими последствиями.

В частности, у организации не получится взыскать с контрагента задолженность по товару, отгруженному по доверенности.

Свидетельство тому — постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29 апреля 2005 г. № А11-1742/2003-К1-10/164. Налоговики «забракуют» отчетность с факсимиле Нельзя использовать факсимиле и для того, чтобы подписать налоговую декларацию.

Дело в том, что Налоговым кодексом РФ разрешено ставить только живые автографы либо электронно-цифровую подпись.

Данная точка зрения изложена в определении Высшего арбитражного суда РФ от 2 июня 2008 г. № 6600/08. Аналогичный запрет действует в отношении бухгалтерской отчетности. Причина проста: по общему правилу нормы гражданского законодательства не применяются к бухгалтерским и налоговым правоотношениям (п.

3 ). Поскольку иной алгоритм действий прямо не предусмотрен ни Налоговым кодексом РФ, ни Законом № 129-ФЗ, применять факсимиле крайне опасно. Проще говоря, инспекторы сочтут «факсимильные» декларации и отчетность несданными и выпишут компании штраф. Факсимиле можно ставить на документах, составляемых при внешнеэкономических сделках На некоторых связанных с импортом и экспортом бумагах факсимиле вполне уместно.

Речь идет о различных видах коносаментов и железнодорожных накладных международного сообщения. Об этом говорится в . Если бы не международные договоры, заключенные РФ, то контролеры бы ни за что не разрешили ставить факсимиле.

Однако нормы мирового права имеют приоритет над положениями отечественного законодательства. Именно поэтому для компаний, которые занимаются внешнеэкономической деятельностью, имеются некоторые послабления.

Важная деталь Можно смело ставить факсимиле на документах, если это позволяет международный договор, заключенный РФ. Инспекции не вправе «подписывать» факсимиле документы, направляемые налогоплательщикам Что касается самих представителей налогового ведомства, то им применять факсимиле в основной деятельности запрещено. Это требование изложено в письме МНС России от 1 апреля 2004 г.

№ Продублировал данное предписание и Минфин в письме от 15 марта 2010 г.

№ 03-02-08/13. Проще говоря, вся исходящая документация из инспекции должна быть с живыми подписями либо ЭЦП. Как ни странно, но контролеры на местах игнорируют столь однозначные рекомендации сверху.

Причем делают это практически постоянно. В частности, весьма популярен среди налоговиков факсимильный автограф в уведомлениях об уплате транспортного налога. Оно и неудивительно, ведь обычный человек скорее заплатит указанную в документе сумму, чем станет спорить с ИФНС.

Однако иногда «факсимильная» корреспонденция из налоговой поступает на адреса компаний. Если «автоматически» подписано требование об уплате налога (пеней, штрафов), то его можно успешно оспорить — в вышестоящем налоговом органе.

Если УФНС не удовлетворит жалобу, это наверняка сделает суд.

Как, например, ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 6 марта 2009 г. по делу № А63-13896/2008-С4-30. Что делать, если контрагент передал счет-фактуру с факсимиле Объясняет юрист Дина СВЕРЧКОВА, юрист юридическойкомпании «Налоговик»: — Позиция налоговиков непоколебима уже с 2005 года: вычет по «факсимильному» счету-фактуре неправомерен.

По сути, единственный совет, который можно дать компаниям в такой ситуации: запросите у поставщика счет-фактуру с живыми подписями.

При этом сошлитесь на требования инспекторов. Если же счета-фактуры с факсимильными подписями обнаружены в ходе налоговой проверки, то сделайте еще кое-что. Во-первых, заключите с поставщиком дополнительное соглашение к договору, где пропишите возможность документального оформления операций с применением факсимиле.

Во-вторых, попросите у поставщика приказ или иной распорядительный документ, устанавливающий перечень документов, подписываемых с применением факсимиле. Наличие этих бумаг поможет вам отстоять свою позицию в суде в случае, если инспектор вынесет решение о доначислении НДС. Как отличить факсимиле от оригинальной подписи 1.

Живая подпись каждый раз немного разная, а факсимиле всегда одинаковое.

Так что если компания получила несколько документов, то автографы на них надо сравнить между собой. Идентичные подписи на всех бумагах (вплоть до того, что размер совпадает на 100%) — признак того, что они поставлены механически.

2. Если в наличии есть образцы с оригинальным автографом, то их надо сравнить с подписями, вызывающими сомнения.

В клише, как правило, отсутствуют мелкие детали подписи, а также имеется утолщение по краям. 3. Изучить область вокруг подписи и с обратной стороны листа, на котором стоит автограф. При использовании факсимиле появляется рельеф штрихов от сильного давления.

4. Самый надежный способ — обратиться к специалисту. Высококачественное факсимиле бывает довольно трудно распознать визуально, особенно если нет подручных средств и особых навыков.

Частые вопросы о факсимильных подписях Имеет ли юридическую силу кадровая документация с факсимиле подписи руководителя компании? Нет. Одним из реквизитов кадровых бумаг является личная подпись руководителя. При этом факсимильное воспроизведение автографа таковой не считается.

Соответственно, бумаги с факсимиле считаются недействительными.

Наша компания открывает . Можно ли в карточке с образцами подписей и оттиска печати ставить факсимиле? Этого делать нельзя. Данный запрет четко прописан в инструкции Центробанка от 14 сентября 2006 г. № 28-И

«Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»

.

Может ли организация-векселедатель поставить факсимиле вместо живой подписи на векселе? Нет, не может. Если на векселе отсутствует собственноручная подпись векселедателя, то документ признается недействительным. Это подтверждает информационное письмо Президиума ВАС РФ от 25 июля 1997 г.

№ 18. Компания подает заявку для участия в государственном тендере. Можно ли ставить факсимиле в конкурсной документации?

Конкретные требования к документации каждый заказчик устанавливает самостоятельно.

Как правило, чиновники запрещают использовать факсимиле при подготовке заявки и приложений к ней.

Главное, о чем важно помнить 1.

Применять факсимиле взамен живых подписей можно только по соглашению сторон.

2. Запрещено ставить факсимиле на платежных документах, «первичке» и доверенностях.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+